Sistem komplain berbasis tiket (ticketing system) bekerja dengan cara mengorganisir dan melacak setiap keluhan atau permintaan pelanggan dalam bentuk tiket. Berikut adalah cara kerjanya:

1. Pelanggan Mengajukan Komplain

• Pelanggan mengisi formulir online, mengirim email, atau menggunakan aplikasi untuk mengajukan komplain.
• Sistem menghasilkan nomor tiket unik untuk setiap komplain.

2. Tiket Diterima dan Dicatat

• Tiket masuk ke dalam database sistem dan dikategorikan berdasarkan jenis masalah, prioritas, dan departemen terkait.
• Sistem dapat secara otomatis mengarahkan tiket ke tim yang bertanggung jawab.

3. Petugas atau Tim Support Menangani Tiket

• Tim support melihat detail tiket dan mulai menangani permasalahan.
• Mereka dapat memberikan update status seperti Sedang Diproses, Menunggu Respon, atau Selesai.
• Jika diperlukan, tiket dapat diteruskan ke tim lain.

4. Komunikasi dengan Pelanggan

• Pelanggan dapat menerima update tentang status tiket mereka melalui email, SMS, atau notifikasi aplikasi.
• Jika informasi tambahan diperlukan, pelanggan dapat membalas tiket.

5. Penyelesaian dan Penutupan Tiket

• Setelah masalah terselesaikan, tim support menutup tiket.
• Pelanggan dapat memberikan feedback atau rating terhadap layanan yang diberikan.

6. Pelaporan dan Analisis

• Sistem menyimpan data tiket untuk dianalisis guna meningkatkan kualitas layanan.
• Laporan dapat mencakup jumlah tiket masuk, waktu penyelesaian, dan kepuasan pelanggan.

Sistem ini memastikan bahwa setiap komplain dikelola dengan baik, tidak ada yang terlewat, dan bisa ditangani secara efisien. 🚀